E-Office Analisa

A. LATAR BELAKANG

E-Office merupakan sistem yang dirancang untuk membantu administrasi surat menyurat secara elektronik. Dengan menggunakan e-Office, konsep surat yang semula dicetak pada kertas dapat dilakukan di sistem dan dapat langsung dilakukan perbaikan oleh pejabat yang akan memberikan persetujuan. Surat yang semula ditanda tangani dan distempel pada hardcopy, cukup disetujui pada sistem dan akan diverifikasi menggunakan tanda tangan digital (digital signature). Pihak yang terlibat dalam pembuatan surat akan terdeteksi dan terekam dalam sistem, mulai dari pelaksana sampai pihak terakhir yang memberikan persetujuan.

Pada umumnya proses administrasi dilakukan berbelit – belit dan membutuhkan waktu yang lama. Dengan diberlakukannya e-Office sistem administrasi diharapkan lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu perlu adanya pembangunan e-Ofiice di pemerintah Kabupaten Kuantan Singingi. Dinas Komunikasi Informatika Statistik dan Persandian hadir dalam memberikan solusi bagaimana mengatasi masalah di atas. Sehingga dengan dibangunnya e-Office diharapkan mampu menyelesaikan persoalan tersebut.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

  1. Maksud dari kegiatan ini adalah sebagai upaya dalam memudahkan proses administrasi surat menyurat di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kuantan Singingi.
  2. Tujuan :
    • Memudahkan dalam pembuatan dan pengiriman serta dapat memonitoring naskah dinas yang dibuat/dikirim memalui sistem secara real time.
    • Mengurangi resiko kehilangan atau rusaknya dokumen naskah dinas karena semua tersimpan secara digitalisasi di server.
    • Memudahkan pelacakan (tracking) keberadaan dan status dokumen naskah dinas.
    • Penghematan penggunaan kertas.

C. DASAR HUKUM

Peraturan Bupati Kuantan Singingi nomor 17 Tahun 2019 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kuantan Singingi.

D. Kebutuhan Software dan Hardware

1. Kebutuhan Software (Perangkat Lunak)

Untuk mendukung kelancaran sistem yang akan di implementasikan, maka diperlukan lunak (software). Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

    1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 atau yang lebih tinggi.
    2. Bahasa pemrograman PHP.
    3. XAMPP Version 3.2.2.
    4. Database MySQL.
    5. Browser Mozilla Firefox.
    6. Microsoft Office 2010.
    7. Microsoft Office Visio 2010.

2. Kebutuhan Perangkat Keras

Selain membutuhkan perangkat lunak, sistem juga memerlukan perangkat keras agar sistem dapat digunakan. Adapun spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

    1. Processor dengan kecepatan proses 2.0GHz atau diatasnya.
    2. Harddisk dengan kapasitas 80GB atau diatasnya.
    3. Random Access Memory (RAM) 2 GB.
    4. Monitor 14 inch atau diatasnya.
    5. Keyboard dan/atau Mouse.

E. OTORITAS PENGGUNA

  1. Super Admin memiliki semua hak akses, manajemen pengguna, manajemen setting sistem dan database.
  2. Admin pada setiap OPD memiliki hak untuk mengelola surat masuk.
  3. Verifikator memiliki hak untuk memverifikasi surat keluar
  4. Pejabat Penandatanganan Surat memiliki hak untuk memberikan tanda tangan digital pada surat keluar yang telah diverifikasi oleh Verifikator dan menanggapi surat masuk.
  5. User (ASN) memiliki hak untuk mengelola naskah dinas serta mendapatkan informasi surat masuk (yang diteruskan oleh atasan)

F. LINGKUP KEGIATAN

  1. Mengidentifikasi kebutuhan Sistem.
  2. Merancang arsitektur Sistem.
  3. Menyusun hasil analisis dan identifikasi yang akan digunakan sebagai acuan dalam membangun sistem.
  4. Menyusun rincian pelaksanaan kegiatan disertai dengan target output, sehingga masing – masing bidang dapat mempunyai reminder/pengingat tentang list kegiatan yang sudah mendekati jadwal pelaksanaan atau pun sudah melebihi jadwal pelaksanaan.
  5. Sumber data user (ASN) berasal dari SMART Kab. Kuantan Singingi.
  6. Pada pembangunan e-Office tahap awal, fitur pengiriman surat hanya dapat dilakukan antar OPD.
  7. Proses membuat surat keluar, verifikator bertugas untuk memverifikasi surat keluar. Pejabat Penandatanganan Surat bertugas untuk memberikan tanda tangan digital pada surat keluar yang telah diverifikasi oleh verifikator. Setelah surat keluar tersebut mendapat persetujuan pejabat penandatanganan surat barulah surat dapat dikirim ke OPD terkait.
  8. ASN yang mengajukan pembuatan surat keluar dapat memilih lebih dari 1 verifikator pada sistem, kemudian surat akan diverifikasi secara berurutan sesuai dengan urutan pemilihan verifikator.
  9. Pilihan nama pejabat penandatanganan surat yang akan muncul pada sistem hanya ASN yang telah terdaftar memiliki tanda tangan digital.
  10. Pada proses surat masuk, notifikasi surat masuk akan terlebih dahulu masuk ke admin OPD (bagian umum). Kemudian surat akan diteruskan (disposisi) ke sekretaris, selanjutnya surat diteruskan (disposisi) ke pimpinan OPD untuk ditindak lanjuti.
  11. Penulisan naskah dinas untuk pengajuan surat kelua dapat menyesuaikan template yang telah disediakan pada sistem kemudian disimpan dalam format pdf.
  12. Pemberian nomor surat dilakukan secara manual pada bagian umum OPD tersebut.
  13. Trial dan Testing sistem
  14. Pelatihan penggunaan sistem
  15. Menerapkan sistem
  16. Melakukan instalasi sistem
  17. Menyediakan segala fasilitas terkait
  18. Menyediakan sistem keamanan
  19. Melaksanakan maintenance/pemeliharaan sistem